Comment offrir chèques et cartes-cadeaux à ses salariés ?

Offrir des chèques-cadeaux aux salariés d’une entreprise possède de nombreux avantages, aussi bien pour les bénéficiaires que pour l’employeur. Cependant, il faut tout de même connaître les pratiques et les limites de ces avantages, qui disposent de certaines conditions et dont le montant exonéré de charges sociales et fiscales est plafonné par l’URSSAF. Dans cet article, découvrez le fonctionnement des chèques et cartes-cadeaux et les règles à respecter en matière de cotisations sociales.

Offrir des chèques-cadeaux aux salariés : intérêts, fonctionnement et avantages

Les chèques et cartes-cadeaux sont considérés comme des cadeaux offerts par une entreprise. Ce sont des avantages appréciés par les salariés. Ils représentent un gage de reconnaissance, et ont l’avantage d’être non imposables. Ainsi, ils améliorent le pouvoir d’achat des bénéficiaires et jouent un rôle positif sur leur bien-être au travail. Ils participent également à la fidélisation des collaborateurs.

Offrir des chèques-cadeaux aux salariés ne représente pas seulement des avantages pour les bénéficiaires. C’est également une aubaine pour les employeurs. En effet, la mise en place d’un système de cadeaux motive les équipes, attire les nouveaux collaborateurs et améliore l’ambiance et la qualité de vie au travail.

Plusieurs motifs peuvent être à l’origine de la délivrance d’un chèque ou d’une carte-cadeau dans une entreprise. L’employeur peut l’offrir à ses salariés comme un cadeau de remerciement pour un travail effectué ou un objectif atteint, ou bien pour fêter un événement particulier : fêtes de fin d’année, départ à la retraite, naissance…

Les différents types de cartes et chèques cadeaux offerts au salariés

Il existe plusieurs types de bons cadeaux à offrir. C’est l’employeur ou le CSE de l’entreprise qui sont chargés du choix et de la nature de ces bons, en fonction de leur budget et des besoins de leurs salariés.

La carte-cadeau mono-enseigne : elle est utilisable dans une seule enseigne, choisie par l’entreprise. Cette option permet à l’entreprise de bénéficier de tarifs avantageux, dans la mesure où tous les bons d’achats sont destinés à être dépensés dans une même enseigne. Toutefois, il faut que l’employeur soit sûr que l’enseigne intéresse la majorité de ses salariés.
La carte-cadeau multienseigne : elle est utilisable dans de nombreuses enseignes partenaires, toutes triées par catégories (mode, beauté, sport, voyage, grandes surfaces…). Ainsi, tous les collaborateurs peuvent effectuer les achats de leur choix, la proposition est plus large.
La carte bancaire pré-payée : c’est une carte qui dispose d’un montant défini, utilisable dans plusieurs enseignes et en plusieurs fois. Elle offre une grande liberté de choix aux bénéficiaires.
La carte-cadeau dématérialisée : elle permet au bénéficiaire de choisir directement l’enseigne dans laquelle il veut faire ses achats, tout en ayant droit à des remises.

Les règles à respecter en matière de cotisations sociales pour les cartes et chèques-cadeaux offerts aux employés d’une entreprise

Aux yeux de la loi, les cartes-cadeaux offertes aux salariés d’une entreprise sont considérées comme des avantages en nature. C’est-à-dire que ce sont des biens ou des services fournis aux salariés de l’entreprise gratuitement par l’employeur, ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle.

En principe, ces avantages sont délivrés par le Comité Social d’Entreprise (CSE) ou par l’employeur directement, en l’absence de comité. Généralement, les cartes et chèques-cadeaux sont soumis aux cotisations et contributions de la Sécurité sociale, car ce sont des avantages attribués par l’employeur en contrepartie ou à l’occasion du travail.

Certaines conditions permettent l’exonération de ces cotisations sociales :

Le seuil autorisé par la Sécurité sociale n’est pas dépassé

Le montant des cartes et chèques-cadeaux offerts aux salariés est soumis à un plafond établi par la Sécurité sociale. Il correspond à 5 % du plafond mensuel autorisé, ce qui représente 171 € par an, par événement et par salarié en 2022. Pour être exonéré de toute cotisation sociale, il faut donc veiller à ce que le montant global de tous les chèques-cadeaux offerts à un salarié au cours d’une année civile ne dépasse pas ce seuil.

Le seuil autorisé par la sécurité sociale est dépassé

Si le plafond de 5% du montant mensuel autorisé est dépassé, l’employeur est obligé de payer des contributions et des cotisations à la Sécurité sociale. Néanmoins, s’il a rempli une des trois conditions suivantes, il reste exonéré de toutes charges :

Si le bon est offert pour un événement particulier : les bons et cartes-cadeaux délivrés pour un événement particulier sont exonérés des cotisations de la Sécurité sociale. Ils n’entrent donc pas en compte dans le montant global des chèques délivrés à un salarié sur une année civile. Les événements concernés sont : la naissance, l’adoption, le mariage, le pacs, le départ à la retraite, la fête des Mères, des pères, la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas, Noël, la rentrée scolaire.
Si l’utilisation du bon d’achat ou de la carte-cadeau est justifiée. Au sujet des chèques-cadeaux à l’usage déterminé, l’URSSAF précise : “le bon d’achat doit mentionner soit la nature du bien qu’il permet d’acquérir, soit un ou plusieurs rayons d’un grand magasin, ou le nom d’un ou plusieurs magasins”. Par exemple, pour un chèque-cadeau offert à l’occasion de la rentrée scolaire, doivent être concernés uniquement les grands magasins ou les rayons proposant du matériel scolaire, de sport ou encore des vêtements et accessoires en lien avec la rentrée scolaire.
Si le montant reste raisonnable : tant que le montant des chèques délivrés reste en dessous du seuil de 5% du plafond fixé par la Sécurité sociale, les taxes sont exonérées. Toutefois, il existe des cas particuliers, par exemple, pour les conjoints travaillant dans une même entreprise, une naissance, la rentrée scolaire ou encore le Noël des enfants. Dans ces cas précis, ce seuil n’est pas pris en compte dans le calcul.

Bon à savoir : il existe des types de bons cadeaux qui ne sont jamais soumis à cotisations sociales. Cela concerne les chèques-lire, les chèque-disques et les chèque-cultures. Ils peuvent être attribués à tout moment de l’année, sans événement particulier. Pour ce type de bons cadeaux uniquement, l’employeur n’est pas obligé de respecter le seuil de 5% du plafond mensuel établi par la Sécurité sociale.